1. 証拠書類のコピーをＡ４サイズで取ります。
   （書類がＡ４より小さい場合もＡ４にコピーしてください。）
   金額や日付・押印の日付など、大事な部分が切れたり不鮮明になったりしていないことを確認してください。


2. 紛失・混入防止のため経費支出管理表の証ひょう番号を右肩に記載します。


3. 表紙（証ひょう番号・費目・簡単な内容）を作成し、インデックスを付します。


4. 証ひょう番号ごとにバラバラにならないようクリップでとめます。（ホチキスは使わないでください。）
   
   《ご注意》
   証ひょうの原本は事業者が保管し、コピー等を事務局へ提出してください。

証ひょうごとに、書類が所定の並び順になっていることを確認し、スキャンして１つのＰＤＦファイルにします。
ファイル名は経費支出管理表の証ひょう番号・費目と対応づけて
「証ひょう●_○○費.pdf」
（例：証ひょう１_機械装置等費.pdf）
のように付してください。

※ ファイルの数が多くなり、添付場所に入りきらない場合は「証拠書類」というフォルダを作成してファイルを入れ、圧縮ソフトを使用してZIP ファイル化し、添付してください。

1. １つの証ひょうを１つのＰＤＦファイルにすることが困難な場合には、書類ごとに電子データ化します。
   ファイル名は経費支出管理表の証ひょう番号と対応づけて
   「証ひょう番号_書類名」とします。
   （例：１_発注書.pdf）


2. 同じ証ひょう番号の書類を１つのフォルダに入れます。
   フォルダ名は「証ひょう●」とします。


3. フォルダにまとめた各証ひょうは、「証拠書類」というフォルダを作成し全て入れ、圧縮ソフトを使用してZIP ファイル化します。